La nouvelle culture de travail, équipes réparties dans le monde et le concept du télétravail.

Dans cette nouvelle ère de mondialisation et post Covid19, les entreprises ont été très dynamiques pour gérer leurs équipes à distance, où de nouvelles stratégies sont conçues et mises en œuvre pour créer une nouvelle culture de travail ; celle des équipes réparties dans le monde. Il s'agit en effet d'une étape difficile à franchir dans un premier temps mais des études ont montré que cette stratégie a conduit à de très bons résultats. L'essence même de cette stratégie pour réussir, part du processus de recrutement. Les entreprises qui privilégient la collaboration à distance, ont mis en avant un ensemble unique de règles, de réglementations et de modèles de travail pour pouvoir suivre toutes les tâches effectuées par chaque employé ; par exemple, en utilisant des logiciels tels que Zoom, Google Drive, InVision, Webflow, Mozilla, Elastic et GitLab, Skype, Slack, Airtable, Calendly entre autres.

L'interaction en personne n'est plus une priorité dans un monde où la plupart des entreprises encouragent le concept du «télétravail», spécialement pour le service de recrutement. Grâce à l'utilisation de technologies avancées et des fonctions des logiciels tels que la vidéoconférence, la planification des réunions et l’enregistrement des informations via le cloud, prenant en considération toutes les différentes étapes incluses dans le processus de recrutement et tout en choisissant de promouvoir le concept d'équipes réparties, les entreprises ont mis et devraient mettre l'accent sur la création et le maintien du sentiment d'être présent en personne même si leur personnel est dispersé dans le monde entier. Cela apporte à coup sûr des avantages concurrentiels, y compris l'expansion du nombre de talents potentiels au-delà d'un seul lieu physique, tout en offrant aux employés un sentiment de liberté complet basé sur la flexibilité du lieu de travail.

Les chercheurs des entreprises ont proposé diverses solutions techniques virtuelles à utiliser comme alternatives pour les activités qui exigent que les employés soient physiquement présents. Pour revenir aux procédures de recrutement typiques ; le sourcing, l’évaluation des candidats, les entretiens, employés les candidats, l’intégration ainsi que la communication continue avec les équipes dispersées dans le monde, les différentes approches adoptées ont été très uniques et modernes. Par exemple, utiliser Zoom ou Hangouts pour organiser des activités virtuelles comme prendre le café ensemble pour augmenter l'interaction entre collègues, créer des défis de codage à distance pour les développeurs, utiliser la vidéoconférence pour les entretiens, publier des photos et des vidéos sur les réseaux sociaux tels que Twitter, Facebook, LinkedIn, Instagram entre autres pour la présentation virtuelle du bureau, la participation à des événements ainsi que des activités pour rapprocher les équipes.

Le travail à distance 

Il est en effet important d'adopter une approche ciblée lors de l'évaluation des candidats distribués dans le monde entier. Le travail à distance nécessite l'emploi de candidats ayant des caractéristiques qui rempliront les compétences, qualités et expériences requises. Le degré de motivation, de fiabilité, de disponibilité, de compétences organisationnelles ainsi que de bonnes compétences en communication deviennent la base d'un bon fonctionnement. Il devient donc important pour les recruteurs de préparer des questions ciblées à poser lors des entretiens. Les recruteurs doivent être sûrs de couvrir des sujets tels que les préférences de communication des candidats, les priorités, la gestion des distractions ou des interruptions, la motivation et le degré d’autonomie. Une transparence totale grâce aux tableaux de bord sur le cloud permet aux équipes d'avoir une visibilité complète sur les opérations, ce qui créera ainsi un état d'esprit proactif en cas de difficulté et de nouveaux défis.

Tout le monde ne peut pas devenir membre d'une équipe répartie dans le monde entier car cela nécessite des talents exceptionnels. C'est là où le degré de créativité, de précision et la capacité de donner des réponses détaillées proactifs deviennent de bons indicateurs lors de l'évaluation. Il est de la plus haute importance de créer un site Web d'entreprise attrayant avec des options conviviales pour exposer ; des descriptions de poste détaillées pour les postes vacants à distance, le partage d'images et des vidéos illustrant le bureau ainsi qu'une représentation des employés travaillant à domicile sur une carte du monde.

Des allocations pour aider les employés 

Certaines entreprises ont eu l'idée d'offrir des allocations pour aider les employés à acheter les outils nécessaires pour créer un environnement de travail confortable à la maison ou également fournir des kits de bienvenue pour encourager une productivité et une efficacité maximales. Pour pouvoir passer d’une conversation face à face physique à des options conviviales numériques, il devient très important de conditionner à la fois l'état d'esprit d'un individu et son comportement personnel. En mettant en avant les avantages et en montrant qu'il y a très peu d'inconvénients dans le travail à distance, les candidats orientent de plus en plus leur choix vers le télétravail. Une main-d’œuvre répartie dans le monde ne profite pas seulement aux employeurs, mais est également une représentation de la grande considération d’un employeur pour son employé en lui faisant confiance. La flexibilité devient un concept qui s'intègre de plus en plus dans la vie professionnelle, mettant moins la pression sur les employés, ce qui se traduit par une auto-motivation pour augmenter la productivité.

En utilisant les logiciels pour faire des entretiens vidéo ou des réunions par vidéoconférence, cela n'est pas seulement considéré comme un outil pratique, mais crée également une expérience plus inclusive. Il donne aux employeurs et aux employés la possibilité d'enregistrer et de sauvegarder des vidéos pour une utilisation future, ce qui finira par limiter des conversations de parti pris inconscient. Il peut également être utilisé pour des ressources pédagogiques ou comme preuve à l'appui des décisions d'embauche. C'est en outre un bon moyen de générer des rapports automatiques pour les évaluations, l'élimination des barrières géographiques pour les processus de recrutement et d'embauche, ce qui ouvre également, sur le plan humanitaire, la possibilité d'ouvrir des portes aux candidats handicapés physiques avec de très bons profils.

Les entretiens d'embauche par visio 

Les entretiens à distance varient en fonction de l'emploi en question pour lequel un candidat est interrogé. Lors d'un entretien avec un ingénieur logiciel, le but est d’évaluer ses compétences en codage et en tant que développeur alors que l'entretien avec un éventuel responsable des ressources humaines est complètement différent où ses compétences en gestion et en présentations seront évaluées. Une entreprise doit être entièrement équipée de tous les outils et logiciels nécessaires avec les licences validées dont il peut avoir besoin. Il y a en effet un effet boule de neige où le suivi doit être fait par le département de l'approvisionnement, l'informatique ainsi que le service juridique pour assurer le bon fonctionnement.

Laissant de côté tous les éléments professionnels importants impliqués dans la manière de travailler avec des équipes à distance, une culture de travail social est également primordiale. La conversation face à face habituelle dans une salle à manger entre collègues, par exemple, est inexistante dans cette nouvelle ère. Il s'agit d'un élément qui donne normalement aux employés un sentiment d'appartenance et la capacité de construire un réseau social. Cependant, plutôt que de se soucier des éléments incertains, se concentrer sur la recréation des éléments virtuels sera plus fructueux.

Il est important que les employés se sentent membres de la famille même s'ils sont à des kilomètres de là. L'organisation de “team building” virtuels, la fourniture d'un modèle et d'une adresse e-mail personnalisés, incluant le nom et le lien de l'entreprise, créeront certainement un sentiment d'appartenance. Développer un sentiment d'appartenance commence généralement à partir du processus d'intégration. La première impression d'une nouvelle embauche est normalement celle gardée toute une vie et détermine si la personne restera longtemps et évoluera avec l'entreprise ou non. Ce devrait être l'objectif d'une entreprise que les nouvelles recrues se sentent bien accueillies. Par exemple, envoyer des courriels de bienvenue ou de félicitations, faire une présentation virtuelle ou sur place aux membres de l'équipe existante, intégration instantanée aux discussions de groupe internes, à la page Facebook et au compte Instagram, entre autres, pour favoriser les relations de travail entre collègues.

L'objectif principal de l'intégration d'un nouveau membre est bien sûr dans l’objectif que le travail soit fait.

Pour faciliter l'intégration, il est primordial de mettre en place des sessions de formation pour les aider à comprendre les outils et logiciels utilisés. Laisser un employé dans l'obscurité totale est une faiblesse qui pourrait le repousser. Une stratégie adoptée par certaines entreprises consiste à désigner un mentor pour aider à tout moment, ce qui sera en effet très utile au cours des premiers mois.

Si une entreprise veut réussir, tous les employés doivent être traités de manière égale et équitable. Qu'il s'agisse d'un employé travaillant au bureau, en télétravail, en indépendant ou à temps partiel, personne ne doit être laissé de côté. C’est la responsabilité de l’entreprise de s’assurer que chacun est traité de manière égale. La base est de fournir toutes les informations pertinentes de manière claire et simple sur ce que l'on attend d'eux. Leur ligne hiérarchique doit être clairement spécifiée et leur être présentée. Personne ne doit être oublié lorsqu'il y a un rassemblement social, que ce soit virtuellement ou dans la vie réelle.

Chaque entreprise a ses propres valeurs et sa propre culture. En rassemblant en permanence chaque collaborateur pour le renforcement de ces valeurs et un suivi fréquent par les dirigeants, avec le temps, il sera automatiquement inculqué, favorisant ainsi une prise de décision alignée aux valeurs et à la culture interne. Encourager les employés à toujours participer fera un jour qu'ils se sentiront comme une famille unie.

La satisfaction et la motivation des employés conduit au désir d'amélioration continue quand ils voient qu'ils sont appréciés par leur employeur pour leurs efforts. Les entreprises qui adoptent ces approches ne perdront jamais leurs employés pour des raisons aléatoires. Cela permet aux employés de toujours se pousser vers l'excellence. Une entreprise bien conçue et organisée est garantie de succès si elle maîtrise les meilleures pratiques de gestion avec des employés respectant toutes les normes et valeurs, règles et réglementations établies. En étant complètement explicites sur des informations importantes telles que les heures de travail, les méthodes de communication à utiliser, la chaîne hiérarchique organisée, la flexibilité et les compétences de communication professionnelle, les équipes réparties ne deviendront qu'une autre culture de travail normale. Le concept mondial de travail à distance encourage fortement les meilleures pratiques telles que la transparence, l'empathie, la considération et la reconnaissance, conduisant à l'auto-motivation et à l'excellence, donnant ainsi la meilleure image d'une entreprise.

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